A
14.01.1996

AUTOMAATIOASTE

Tarkoituksenmukainen automaatioaste on kustannustehokkaan toiminnan A ja O.

Automaatioaste on liian matala esimerkiksi silloin, kun ihmiset joutuvat tekemään toistuvasti sellaisia lähes samanlaisina toistuvia toimenpidesarjoja, jotka voitaisiin automatisoida muutaman päivän ohjelmointityöllä.

Liian matala automaatioaste on käytännön konttorityössä usein seurausta siitä, että tiettyä työtä tekevät ihmiset eivät tunne tai osaa käyttää niitä mahdollisuuksia, joita heidän tietokoneensa ja siinä jo olevat (tai saatavissa olevat) ohjelmistot tarjoavat. Toisaalta systeemityötä ammatikseen tekevät eivät välttämättä tunne heidän "loppukäyttäjiksi" kutsumiensa ihmisten käytännön työtä, vaan priorisoivat kehityshankkeensa joko atk-hallinnon näkökulmasta tai oman atk-ammattikuntansa teknillisen mielenkiinnon mukaan.

Nykyisin tavallinen tapa yrittää ratkaista edellä mainittu ongelma on ns. tukihenkilöiden vakanssien perustaminen. Päteviä henkilöitä ei vain tahdo löytyä. Ohjelmistot ovat niin laajoja kokonaisuuksia, että niiden käyttöä ei opi kunnolla tukemaan, ellei itse käytä niitä säännöllisesti. Sitäpaitsi voi olla vaikea ylläpitää innostusta sellaiseen työhön.

Mielestäni parempi ratkaisumalli onkin seuraava: Kuhunkin työryhmään sijoitetaan vähintään yksi ohjelmointitaitoinen henkilö, vähintään puolen vuoden ajaksi kerrallaan, tekemään ao. työryhmän normaalia työtä ja automatisoimaan siellä käytännön työrutiineja. Hän toimii samalla ns. pääkäyttäjänä opettaen muita saman työryhmän jäseniä käyttämään uusimiaan työvälineitä. Valitettavasti suurissa organisaatioissa ohjelmointitaitoiset henkilöt usein eristetään reaalimaailmasta omille osastoilleen, joilta käsin heidän on vaikea antaa parastaan käytännön työrutiinien suunnitteluun.

Liian korkean automaatioasteen tavoittelu näkyy käytännössä esimerkiksi siinä, että yritetään ohjelmoida sellaisetkin asiat, jotka toistuvat harvoin tai jotka sujuvat helpommin ihmisaivoilta kuin tietokoneelta. On sanottu, että ihmisaivot soveltuvat erityisen hyvin ajatteluun, kuten asioiden hahmottamiseen ja eri tavoin ilmaistujen asioiden yhdistelyyn. Ihminen oivaltaa helposti esimerkiksi sen, että "Sveriges Ambassad" ja "Ruotsin suurlähetystö" tarkoittavat samaa asiakasta, mutta on aika vaikea tehdä sellaista tietokoneohjelmaa, joka hoksaisi yhdistää nämä kaksi asiakasnimeä toisiinsa.

Jos toimintoja yritetään automatisoida heti järjestelmän ykkösversiossa liian pitkälle, joudutaan ensinnäkin odottamaan turhan kauan ennen kuin uudesta järjestelmästä saadaan mitään apua mihinkään. Kun se sitten aikanaan valmistuu, siinä voi olla automatisoituna sellaisiakin toimintoja, jotka ovat jo menettäneet merkityksensä. Tähän ongelmaan käytännön ratkaisu on ns. RAD-menetelmä (Rapid Application Development). Siinä tehdään nopeasti valmiiksi jotakin hyödyllistä ja toimivaa, jota sitten kehitetään edelleen käytöstä saadun kokemuksen ja palautteen pohjalta. Olennaista on, että kunkin asian suunnittelun ja käyttöönoton välinen aikaviive on lyhyt. Paloittain ja versioittain toteuttaminen antaa tekijöille palautetta, jota ilman hyvätasoinen suurempien kokonaisuuksien yksityiskohtainen suunnittelu ei ole mahdollistakaan.

Tämän sivun alkuun
Sisällysluettelo ja ohjeet