R
12.05.1996

RAPORTOINTI

Jokainen tekee johtopäätöksiä ja toimii sen tietämyksen pohjalta, joka hänellä kullakin hetkellä asioista on. Tietämyksen omatoiminen kerääminen on aikaavievää ja lisäksi sikäli ongelmallista, että mitä ihminen ei ollenkaan tiedä, sitä hän ei osaa kysyäkään.

Raportointi tarkoittaa sitä, että joku seuraa toisen puolesta tapahtumia ja kertoo sellaisista asioista, joiden hän arvelee kiinnostavan raportinsaajaa. TV-uutisia katsotaan kuulemma eniten sen varmistamiseksi, että mitään kauheaa ei ole tapahtunut. Ihmiset siis luottavat siihen, että jos jotakin erikoista tapahtuu, siitä raportoidaan jo saman päivän uutisissa ja tarkempi kuvaus löytyy seuraavan aamun Hesarista.

Armeijassa on määrätty, että tietyissä tilanteissa alaisen tulee ilmoittautua esimiehelleen ja kertoa tapahtumasta. Vartiomiehen tulee raportoida vartiovuoronsa aikana tekemistään havainnoista ja ruokailun valvojan tulee raportoida, että ruoka oli hyvää ja sitä oli riittävästi.

Työelämässä käytetty sanonta "X työskentelee Y:n alaisena" käännetään usein toisinpäin ja sanotaan mieluummin "X raportoi Y:lle". Sillä korostetaan ilmapiiriä, jossa esimies ei yksityiskohtaisesti sanele, kuinka alaisen tulee oma työnsä hoitaa. Raportointiin kuuluu yleensä määräajoin annettava kirjallinen ja suullinen raportti sekä sen lisäksi vapaamuotoista raportointia tarpeen vaatiessa. Raportoinnin tulisi kattaa toimintaympäristössä havaitut merkittävät tapahtumat, muutokset, uhat ja mahdollisuudet sekä omat tekemiset, tekemättä jättämiset, onnistumiset, epäonnistumiset, saavutetut tulokset, hankkeiden eteneminen, niitä haittaavat ongelmat, vallitseva ilmapiiri jne.

Osa raportoinnista tapahtuu numeerisessa muodossa. Yritysten laskentatoimen ulkoista raportointia eli verotusta ja virallista tilinpäätösinformaatiota koskeva osa joudutaan jo veronkorotusten välttämiseksi hoitamaan kunnolla. Sensijaan yrityksen johdon päätöksentekoa palveleva sisäinen laskenta ei ole aina yhtä hyvin toteutettu. Numeeristen raporttien käsittely myöskin vaihtelee. Jotkut johtajat eivät oikeastaan näekään muuta todellisuutta kuin paperilla olevat luvut. Toiset taas eivät huomaa uhkaavia ongelmia, vaikka ne analyytikon mielestä "näkyvät selvästi esitetyistä luvuista".

Suurin raportointiin liittyvä ongelma on raportoimattomuus ja varsinkin se, että nimenomaan ikävistä asioista ei raportoida. Esimiehen on helppo jakaa tehtäviä alaisilleen, mutta paljon kiusallisempaa vaatia kunnollista raportointia. Usein on myös niin, että "oikea käsi ei tiedä mitä vasen tekee". Toiset henkilöt raportoivat mielellään kun taas toisille se on vaikeaa ja vastenmielistä. Esimiehen saama raporttikokonaisuus voi sen vuoksi kattaa hänen vastuualueensa asiat hyvin epätasaisesti tai epätarkoituksenmukaisella tavalla.

Monien kriisiyhtiöiden hallintoelinten ylin johto on viime kädessä todennut, että hallitukselle tai hallintoneuvostolle "ei raportoitu ongelmista riittävän ajoissa". Tuohon ongelmaan suosittelen ratkaisuksi sitä, että ainakaan hallituksen jäsenet eivät tyytyisi pelkästään toimitusjohtajan valikoimaan informaatioon vaan sen lisäksi kuuntelisivat myös muissa yhteyksissä, mitä ihmiset haluavat heille kertoa.

Varsinaisessa toimintaorganisaatiossa raportointiin liittyvä problematiikka voidaan suurelta osin ratkaista sellaisilla työjärjestelyillä ja tietojärjestelmillä, että asiat ikäänkuin "raportoituvat" ilman että erikseen raportoidaan.

Tämän sivun alkuun
Sisällysluettelo ja ohjeet